Global oder lokal im Unternehmen: Social Intranet, Mitarbeiterportale, Dokumentenablage, Extranet

Web Anwendungen / Geschlossene Bereiche

Im Zuge zunehmender Digitalisierung (etwa Industrie 4.0) wachsen die Anforderungen an ein aktuelles, leistungsfähiges und verlässliches Unternehmens-Intranet sowie Extranet für Zulieferer, Partner, Kunden.

Mehr Anforderungen an Intranet und Extranet
Vor diesem Hintergrund steigt der Bedarf in vielen Bereichen interner Unternehmensorganisation:

Arbeitsdokumente erstellen und ablegen, Vorlagen finden und nutzen

Allgemein gültige Arbeitsdokumente, Vorlagen, Anweisungen und Anleitungen müssen in ihrer aktuellen Version von überall her (von intern, von extern via geschütztem Zugriff) einfach zugänglich und leicht nutzbar sein.

Workflows, Prozesse und Projektstandards anwenden

Kenntnis und Einhaltung definierter Workflow-Prozesse sind die Voraussetzungen für bedarfsgerechte Projektsteuerung, Einhaltung von Milestones und Zielvorgaben sowie Optimierungsmaßnahmen.

Übergreifende Zusammenarbeit und Projektkommunikation fördern

Abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit basiert auf einheitlichen Standards zur Sicherung funktionierender Projektkommunikation (gemeinsames Verständnis) und erfolgreicher Projektverläufe (transparente Prozesse, klare Projektziele, gemeinsamer Erfolg).

Globale und lokale Informationen anbieten

Interne Information, Kommunikation und Interaktion finden auf allen Ebenen statt: lokal / regional / global sowie abteilungs- / standort- / team- und projektbezogen. Alle diesbezüglichen Aktionen haben letztlich das Ziel, die aktive Teilhabe an der erfolgreichen Entwicklung von Teams, Projekten und Unternehmen zu unterstützen und zu fördern.

Compliance- und Governance-Regeln bereitstellen

Juristische Compliance-Regeln und unternehmenseigene Governance-Richtlinien erfordern nichts weniger als die konzernweite Einhaltung aktueller Verhaltens- und Dokumentationspflichten.

Global Search breit einsetzen

Einfache und schnelle Suche über alle Intranet- bzw. Extranet-Inhalte, ob lokal, regional oder global. Basierend auf einem definierten Metadaten-Konzept sind mittlerweile state-of-the-art: strukturierte Filtermöglichkeiten der Suchergebnisse (sogenannte deep refinements), dynamisch generierte News-Übersichten, berechtigungsgesteuerte Anzeige von Inhalten und Trefferlisten.

SharePoint, Teams und Viva Engage (Yammer) verbinden

In vielen Unternehmen ist mindestens eines dieser Systeme bereits im Einsatz. Meist haben sie sich bereits als Kommunikationstool etabliert (Teams, Viva Engage = ehemals Yammer) und/oder als Plattform für die Ablage und Verwaltung von Dateien und Dokumenten in der Projekt- bzw. Abteilungsorganisation bewährt (SharePoint). Da diese Plattformen von Microsoft stammen, ist ihre technische Interaktion jederzeit möglich. Bei einer intelligenten Verknüpfung nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sämtliche Systeme mit einem einzigen Zugriff. Sie brauchen dann weder je eine neue URL aufrufen noch sich je gesondert zu authentifizieren.

In unmittelbarer Folge verändern und erweitern sich die technischen Anforderungen an Entwicklung und Betrieb eines konzernweiten und effizienten Intranets:

Schnittstellen definieren, Transparenz leben

Unternehmensweit erfolgreiche Kommunikation und Projektzusammenarbeit bedarf einer stabilen, skalierbaren und verlässlichen technischen Plattform mit klaren Schnittstellen, definierten Berechtigungen und Nutzungsregeln sowie festgelegten Zugängen zu möglichen Drittsystemen.

IT-Systeme konsolidieren, Kosten sparen

Vereinheitlichung und Konsolidierung der technischen Basissysteme sparen Lizenzkosten ein, beseitigen Inkompatibilitäten, Unübersichtlichkeit und unnötige Komplexität, vermindern die Fehleranfälligkeit und vereinfachen die Weiterentwicklung.

Modularität nutzen, Flexibilität steigern

Verschiedene Teamgrößen, unterschiedliche Projektlaufzeiten und differenzierte Beteiligungsabstufungen fordern besonders von der Projekte-Plattform mehr Möglichkeiten von Flexibilisierung, Modularisierung und anpassbaren Berechtigungskonzepten.

Querplex entwickelt und realisiert Ihre Intranet-Lösung

Auf Basis gestiegener Anforderungen hat Querplex mittlerweile mehrfach neue Corporate Intranet-Plattformen erfolgreich entwickelt oder bestehende Mitarbeiterportale überarbeitet bzw. ergänzt.

Als technische Basis setzen viele unserer Kunden auf die Software-Plattform Microsoft SharePoint.Entsprechend den jeweiligen kundenspezifischen Projektanforderungen kommen hierbei unsere SharePoint Dienstleistungsangebote zum Einsatz: SharePoint Beratung, -Konzeption, -Umsetzung, -Betreuung, -Weiterentwicklung.

Zugunsten zentraler Zugänglichkeit empfehlen wir, die üblicherweise getrennten SharePoint Anwendungen Publishing und Collaboration unter einem gemeinsamen Intranet-Markendach darzustellen.
Vorteile für die Nutzer: das übergreifende Navigationskonzept fördert den direkten Zugang zu den Informations- und Kommunikationsinhalten wie zu den berechtigungsgesteuerten Team- und Projektbereichen gleichermaßen. Ein gemeinsames Look & Feel fasst "beide Welten" zusammen und stärkt Wiedererkennung, Übersichtlichkeit, Bedienbarkeit.

Zudem hat sich auch in SharePoint-Projekten unser XML-Editor Typegate bestens bewährt. Dieses CMS-Tool ermöglicht Content-Verantwortlichen und Redakteurinnen/Redakteuren die Erstellung und Pflege von redaktionellem Content (Publishing) im realen WYSIWYG-Modus (What You See Is What You Get)  ohne HTML-/XML-Kenntnisse bzw. auch ohne SharePoint-Erfahrungen.

Weitere Lösungsanforderungen in vielen Intranet-Projekten:

• Mehrsprachigkeit der informationshaltigen, redaktionellen Inhalte - oft Englisch (en), Deutsch (de) und weitere Sprachen.Differenzierung der Sprachwahlmöglichkeiten der Bedienoberfläche (UI) und der angebotenen Inhalte (z.B. News-Sprache).
• Steigerung der Nutzerbeteiligung durch Interaktionsmöglichkeiten wie Commenting, Rating, etc. - Social MediaText
• Einfaches und bedarfsgerechtes Einrichten und Pflegen von Workspaces, etwa Projekträume, Team-Sites, etc. (Collaboration)
• Generierung interner Newsletter, z.B. via Content-Management-System, Newsletter-Tool, etc. und Nutzung von E-Mail-Notifications etwa auf der Admin-Ebene