Internes Regelwerkportal: Neue Version mit SharePoint

München, 12. Januar 2017 - Bereits zum Ende des letzten Jahres hat der SharePoint-Dienstleister QUERPLEX, München, das neue Geschäftsprozess- und Regelwerkportal an Commerz Real, Wiesbaden, ausgeliefert. Seitdem nutzen alle Fachabteilungen der Commerzbanktochter die erweiterte, zentrale Dokumentenplattform. Deren erste Version ist vor gut drei Jahren ebenfalls von dem Münchner IT-Spezialisten mit SharePoint erstellt worden.

Für die Nutzer hat sich das gewohnte Look&Feel kaum verändert: nach wie vor finden sie auf dem eigenständigen, internen GPR-Portal die für sie relevanten Regelwerke und Geschäftsprozessdokumente in der je aktuellsten Form. Sofern sie auch verantwortlich sind, können Mitarbeiter neue Dokumente erstellen, redaktionell bearbeiten und zuweisen, den Publikationsworkflow starten und sie betreffende Workflow-Aufgaben ausführen. Nach Genehmigung im Veröffentlichungsprozess durch verschiedene Prüf- und Freigabeinstanzen stehen die anweisungsrelevanten Dokumente allen beziehungsweise dedizierten Nutzern im Unternehmen zur Verfügung.

Mehr technische Flexibilität für mehr Eigenständigkeit und Effizienz

Gibt es in der bewährten Nutzeroberfläche (User Interface, UI) kaum Veränderungen, so hat QUERPLEX das dahinterliegende Struktur- und Objektmodell auf Basis von Microsoft SharePoint neu konzipiert und grundlegend umgebaut.

Portaloptimierungen, unter anderem:

• Workflows in SharePoint anpassen
  Ablösung der bisherigen Nintex-Workflows durch dynamische und flexibel anpassbare state-machine-workflows via SharePoint. Vorteile: Änderung, Plfege und Steuerung der verschiedenen Veröffentlichungsworkflows (wie etwa Auswahl von Genehmigungsinstanzen, Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungsfestlegung, etc.) kann Commerz Real jederzeit selbst in SharePoint durchführen.
• Portalnavigation administrieren
  Pflege und Administration der Portalnavigation durch den Kunden: Hierbei können neben berechtigungsgesteuerten Navigationsknoten auch die Fachbereichs- und Rollenzugehörigkeiten der Nutzer als Sichtbarkeitskriterien herangezogen werden.
• Views gestalten
  Listenaggregation und diverse tabellarische Ansichten (Views): Die Listenaggregation erfolgt auf Basis von Listenansichten, kombiniert mit Rollenzugehörigkeiten der Anwender. Dies kann durch Administratoren beim Kunden dynamisch aufgebaut und konfiguriert werden.
• Rechte und Rollen zuweisen
  Auf Basis konsequenter Personalisierung erfolgen sowohl die Anzeige der Dokumente je Fachbereichszugehörigkeit als auch Zuweisung und Nachverfolgung aller Aufgaben im Qualitätssicherungs-/Freigabeprozess.
• Erinnerungsfunktionen einrichten
  Spezielle, pflegbare Reminderfunktionen weisen auf den bevorstehenden Ablauf der Gültigkeit veröffentlichter Dokumenten hin oder mahnen die Erledigung zugewiesener Aufgaben im Veröffentlichungsprozess an.
• Dokumentzuweisung ändern
  Bei betrieblichen Umstrukturierungen, etwa bei Umorganisation von Fachbereichen, kann mittels eines sogenannten Organisationswizzards die Organisationänderung für alle davon betroffenen Dokumenten nachvollzogen werden.
• Favoriten setzen / löschen
  Eine spezielle Favoritenfunktion ermöglicht es jedem Nutzer individuell, relevante Dokumente besonders zu kennzeichnen. Dadurch werden sie in einer eigenen Ansicht übersichtlich gelistet.

Weiterer Ausbau der Dokumentenplattform

Wurde das interne GPR-Dokumentenportal bisher ausschließlich genutzt, um Regelwerke und Prozessdokumente zu veröffentlichen und damit verbindlich zuzuweisen, so sollen künftig auch nicht anweisende Dokumente ins Portal mit aufgenommen werden. Mit der neuen Portallösung wurde zudem die Grundlage geschaffen, mehr und engere Querverknüpfungen zwischen definierten Prozessen, zugehörigen Anweisungen und notwendigen Prozessdokumenten herzustellen.

Damit steht dann eine übergreifende, zentrale, für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Intranet von Commerz Real relevante Dokumentenplattform bereit. Mit Realisierung dieser Ausbaustufe können konkurrierende Ablageverzeichnisse, inkompatible Insellösungen und kostenpflichtige Dokumenten Management Systeme abgelöst werden.